Página interna do portal

Etapa I – Levantamento dos Documentos

O levantamento documental constitui a primeira etapa do processo de avaliação e destinação documental. Consiste na identificação dos documentos cujo prazo de guarda esteja integralmente cumprido, observando rigorosamente os códigos do Plano de Classificação de Documentos e os prazos definidos na Tabela de Temporalidade Documental.
A eliminação somente poderá ser proposta para documentos cuja destinação final esteja expressamente prevista como eliminação, sendo vedada qualquer inclusão de documentos classificados para guarda permanente.

Regra de contagem dos prazos

O prazo de guarda corresponde à soma dos períodos estabelecidos para as fases corrente e intermediária.
A contagem considera sempre o encerramento do exercício civil, de forma que o prazo expira em 31 de dezembro do último ano previsto na Tabela de Temporalidade.
A eliminação somente poderá ocorrer a partir de 1º de janeiro do exercício seguinte.

Exemplo
Documento produzido em 2019 com prazo total de guarda de cinco anos.
Prazo encerrado em 31/12/2024.
Eliminação autorizada a partir de 01/01/2025.

Documentos sujeitos a condicionantes
Antes da elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos, deverá ser verificada a coluna Observações da Tabela de Temporalidade.
Caso exista evento condicionante (trânsito em julgado, aprovação de contas, encerramento contratual, restabelecimento de direitos políticos etc.), a eliminação somente poderá ocorrer após sua efetiva ocorrência, devendo a condição ser registrada na LED.

Etapa II – Mensuração do Acervo
Após a seleção dos documentos passíveis de eliminação, deverá ser realizada sua quantificação, registrando-se o volume documental por tipo de acondicionamento ou unidade documental.
A mensuração poderá ser efetuada em caixas-arquivo, processos, pastas, volumes, livros, envelopes ou outras unidades equivalentes.
A mensuração em metros lineares será consolidada posteriormente pela CPAD na elaboração da Listagem Final de Eliminação de Documentos.

Etapa III – Autuação do Processo Administrativo no SEI
A Zona Eleitoral deverá autuar processo administrativo eletrônico específico no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), destinado exclusivamente à instrução do procedimento de eliminação documental.
O processo deverá conter todos os documentos necessários à análise técnica da CPAD, especialmente a Listagem de Eliminação de Documentos elaborada pela unidade.

Etapa IV – Conferência Técnica Prévia da CPAD
Antes da tramitação formal do processo administrativo, a Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser encaminhada ao Presidente da CPAD para conferência técnica.
Essa etapa objetiva identificar inconsistências relacionadas à classificação documental, temporalidade, datas-limite, códigos arquivísticos e demais requisitos formais, reduzindo retrabalho e devoluções durante a deliberação da Comissão.

Etapa V – Arquivamento Local do Processo
Após a validação preliminar da Listagem de Eliminação de Documentos pelo Presidente da CPAD, o Cartório Eleitoral manterá o processo administrativo arquivado na própria unidade.
Posteriormente, o processo será relacionado ao processo principal conduzido pela CPAD, preservando a rastreabilidade administrativa de todas as unidades participantes.

Observação
O recolhimento físico dos documentos dependerá de autorização expressa da CPAD e de agendamento junto à unidade responsável pelo transporte institucional, observando-se o cronograma oficial estabelecido para execução da eliminação documental.

Etapa VI – Criação do Processo Administrativo Principal no SEI pela CPAD
Após a conferência técnica das Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pelas Zonas Eleitorais, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) autuará um processo administrativo eletrônico principal no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), destinado à consolidação e instrução do procedimento de eliminação documental.
Esse processo reunirá todas as Listagens de Eliminação de Documentos aprovadas preliminarmente, permitindo a análise conjunta pela Comissão e garantindo uniformidade na condução dos procedimentos, padronização dos atos administrativos e maior eficiência na gestão documental.
Os processos administrativos individuais autuados pelas Zonas Eleitorais permanecerão relacionados ao processo principal, assegurando a rastreabilidade, a integridade das informações e a vinculação entre as unidades produtoras e o procedimento consolidado de eliminação.

Etapa VII – Reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Concluída a instrução do processo principal, será realizada reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para apreciação das Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pelas unidades administrativas.
Durante a reunião, a Comissão verificará a conformidade das listagens com o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade Documental e as demais normas arquivísticas vigentes, deliberando pela aprovação, aprovação com ressalvas ou rejeição da proposta de eliminação, quando constatadas inconsistências que comprometam a regularidade do procedimento.

As deliberações serão formalizadas em Ata de Reunião, devidamente assinada pelos membros presentes, a qual integrará o processo administrativo eletrônico como registro oficial das decisões da Comissão.

Etapa VIII – Publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Após a aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela CPAD, será elaborado e publicado
o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário da Justiça Eletrônico (DJE), em
observância ao disposto na Resolução CNJ nº 324/2020 e demais normas aplicáveis.
A publicação do edital tem por finalidade conferir publicidade ao procedimento e possibilitar que
eventuais interessados apresentem impugnação ou solicitem o desentranhamento de documentos,
quando cabível, dentro do prazo legal.
Após sua publicação, o Edital deverá ser juntado ao processo administrativo no SEI.
A partir da data da publicação será observado o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos para
manifestação de terceiros.
Decorrido esse prazo sem a apresentação de impugnações ou após o julgamento definitivo das
manifestações eventualmente apresentadas, a eliminação documental poderá ser autorizada.

Etapa IX – Eliminação Física dos Documentos
Encerrado o prazo de publicidade e inexistindo impedimentos para a eliminação, será realizada a destruição física dos documentos constantes da Listagem de Eliminação aprovada.
O procedimento será acompanhado pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou por servidor formalmente designado, a fim de assegurar que a eliminação ocorra em conformidade com a documentação aprovada e com as normas institucionais vigentes.
A destruição deverá ser realizada por método que assegure a descaracterização total das informações, impossibilitando sua reconstrução parcial ou integral, preservando a confidencialidade dos dados pessoais, informações sigilosas e demais informações protegidas por legislação específica.
Sempre que possível, deverão ser adotados procedimentos que garantam a rastreabilidade da eliminação e a observância das boas práticas de gestão documental, proteção de dados e segurança da informação.

Etapa X – Elaboração do Termo de Eliminação de Documentos
Concluída a eliminação física do acervo documental, será elaborado o Termo de Eliminação de
Documentos, instrumento destinado a formalizar o encerramento da destinação documental
autorizada.

O Termo deverá registrar, no mínimo:
• identificação do Edital de Ciência de Eliminação correspondente;
• data, horário e local da eliminação;
• identificação dos documentos eliminados;
• quantitativo do acervo descartado;
• método empregado para destruição dos documentos;
• identificação dos servidores responsáveis pelo acompanhamento do procedimento.

Após sua assinatura, o Termo será juntado ao processo administrativo eletrônico, constituindo o registro oficial da eliminação realizada.

Etapa XI – Conclusão e Arquivamento do Processo Administrativo
Concluídas todas as etapas do procedimento, verificada a regularidade da documentação produzida e inseridos todos os documentos obrigatórios no processo administrativo eletrônico, a CPAD providenciará a conclusão do processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
O processo deverá permanecer arquivado eletronicamente como registro permanente das atividades de avaliação e eliminação documental realizadas pelo Tribunal, garantindo a preservação da memória administrativa, a rastreabilidade dos atos praticados, a transparência institucional e a possibilidade de futuras auditorias ou fiscalizações pelos órgãos de controle.

Observação Técnica
Concluído o procedimento, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos promoverá a disponibilização, na página institucional da Gestão Documental do TRE-ES, dos documentos cuja publicidade seja exigida pela legislação arquivística e pelas normas do Conselho Nacional de Justiça, especialmente o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e o respectivo Termo de Eliminação, fortalecendo a transparência administrativa, a governança documental e o controle social sobre a destinação do patrimônio documental do Tribunal.

MODELOS, INSTRUMENTOS E FERRAMENTAS DE APOIO

Instrumentos Arquivísticos e Documentos Obrigatórios
A correta instrução do processo de eliminação documental depende da utilização dos instrumentos de gestão documentais aprovados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo e dos documentos administrativos produzidos ao longo do procedimento.
Esses instrumentos asseguram a padronização das atividades, a rastreabilidade dos atos praticados, a conformidade com a legislação arquivística vigente e a transparência dos procedimentos de destinação documental.
A relação a seguir apresenta os principais documentos utilizados durante cada etapa do processo.

Etapa - Documento/Ferramenta - Finalidade
I - Plano de Classificação de Documentos (PCD) - Instrumento destinado à classificação dos documentos produzidos ou recebidos pelo Tribunal, identificando sua função, atividade e código arquivístico correspondente.
II - Tabela de Temporalidade Documental (TTD) - Define os prazos de guarda, as fases do ciclo de vida documental e a destinação final de cada série documental.
III - Listagem de Eliminação de Documentos (LED) - Relação oficial dos documentos propostos para eliminação, constituindo a base técnica para análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
IV - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos - Instrumento destinado à divulgação pública da proposta de eliminação documental, garantindo transparência e possibilitando manifestações de interessados.
V - Termo de Eliminação de Documentos - Documento que formaliza a efetiva eliminação dos documentos constantes da Listagem aprovada pela CPAD.

Referências Institucionais
Os modelos padronizados utilizados durante o procedimento encontram-se disponíveis na página institucional da Gestão Documental do TRE-ES.

Documento – Localização
Plano de Classificação de Documentos (Anexo I) - Página Gestão Documental
Tabela de Temporalidade Documental (Anexo II) - Página Gestão Documental
Listagem de Eliminação de Documentos – LED (Anexo VI) - Página Gestão Documental
Modelo de Edital de Ciência de Eliminação (Anexo VII) - Página Gestão Documental
Modelo de Termo de Eliminação (Anexo VIII) - Página Gestão Documental

Considerações Técnicas
A utilização exclusiva dos modelos institucionais é obrigatória, não sendo recomendadas alterações estruturais sem prévia autorização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
A observância desses modelos garante:
• uniformidade dos procedimentos administrativos;
• conformidade com a legislação arquivística;
• padronização das informações registradas;
• segurança jurídica do procedimento;
• rastreabilidade dos atos administrativos;
• transparência institucional.

Dúvidas e Suporte Técnico
As dúvidas relacionadas à classificação documental, temporalidade, avaliação documental, elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos ou quaisquer procedimentos descritos neste manual deverão ser encaminhadas aos canais institucionais abaixo.

Seção de Biblioteca, Arquivo e Memória (SBAM)
Responsável pelo apoio técnico em gestão documental, classificação arquivística, temporalidade documental e aplicação dos instrumentos arquivísticos.
E-mail: sbam@tre-es.jus.br

Telefones:
(27) 2121-8667
(27) 2121-8666

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Responsável pela análise técnica das Listagens de Eliminação de Documentos, deliberação sobre a destinação documental e supervisão dos procedimentos de eliminação.
E-mail: cpad@tre-es.jus.br

Boas Práticas
Antes de iniciar qualquer procedimento de eliminação documental, recomenda-se:
• consultar a versão mais atualizada do Plano de Classificação de Documentos;
• verificar a vigência da Tabela de Temporalidade Documental;
• utilizar exclusivamente os modelos institucionais disponibilizados pelo Tribunal;
• esclarecer previamente eventuais dúvidas junto à SBAM ou à CPAD.

CHECKLIST PARA ENVIO À COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Objetivo
O presente checklist constitui instrumento de conferência destinado a verificar a conformidade técnica da instrução processual antes do encaminhamento da documentação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Sua utilização reduz inconsistências, evita devoluções para correção e contribui para maior celeridade na análise da proposta de eliminação documental.
Todos os itens deverão ser conferidos pela unidade responsável antes do envio do processo administrativo.

1. Instrução Processual
Nº - Verificação - Sim – Não

1.1 - O processo administrativo foi autuado no SEI utilizando a classe documental correta destinada à eliminação de documentos? ☐ ☐
1.2 - A Listagem de Eliminação de Documentos (LED) foi devidamente elaborada, assinada e inserida no processo? ☐ ☐

2. Conferência da Listagem de Eliminação de Documentos (LED)

Nº - Verificação - Sim – Não

2.1 - Os códigos de classificação documental correspondem às séries documentais previstas no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade? ☐ ☐
2.2 - As descrições documentais estão completas, objetivas e suficientemente detalhadas, evitando expressões genéricas? ☐ ☐
2.3 - As datas-limite foram corretamente informadas para todos os conjuntos documentais? ☐ ☐
2.4 - A quantidade de documentos ou unidades de acondicionamento foi corretamente registrada? ☐ ☐
2.5 - A mensuração total do acervo foi devidamente consolidada na Listagem? ☐ ☐

3. Verificação da Temporalidade Documental
Nº - Verificação - Sim – Não

3.1 - Os prazos de guarda previstos para as fases corrente e intermediária foram integralmente cumpridos? ☐ ☐
3.2 - Foi observada a regra de encerramento do prazo em 31 de dezembro e eliminação somente a partir de 1º de janeiro do exercício seguinte? ☐ ☐
3.3 - Existem documentos cuja eliminação dependa do cumprimento de condição prevista na coluna "Observações" da TTD? ☐ ☐
3.4 - Quando aplicável, a ocorrência do evento condicionante encontra-se devidamente registrada na Listagem de Eliminação? ☐ ☐
3.5 - Foi confirmada a inexistência de documentos classificados com destinação de guarda permanente? ☐ ☐

4. Conferência Final
Nº - Verificação - Sim – Não
4.1 - A Listagem de Eliminação encontra-se assinada pela autoridade competente? ☐ ☐
4.2 - O processo administrativo contém exclusivamente documentos relacionados ao procedimento de eliminação? ☐ ☐
4.3 - Havendo alterações na Listagem de Eliminação, a mensuração total foi recalculada e atualizada? ☐ ☐

Antes de encaminhar à CPAD
Caso qualquer item deste checklist seja respondido negativamente, recomenda-se que a unidade promotora realize as correções necessárias antes do encaminhamento do processo administrativo à
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
A conferência prévia contribui para reduzir diligências, evitar devoluções para complementação de informações e assegurar maior eficiência na tramitação do procedimento.

As inconsistências mais recorrentes observadas pela CPAD envolvem:
• utilização incorreta dos códigos do Plano de Classificação de Documentos;
• descumprimento dos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental;
• ausência de registro dos eventos condicionantes previstos na coluna "Observações";
• inclusão de documentos cuja destinação final é guarda permanente;
• inconsistências na mensuração do acervo documental;
• informações incompletas ou genéricas na descrição dos documento