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O levantamento documental constitui a primeira etapa do processo de avaliação e destinação documental. Consiste na identificação dos documentos cujo prazo de guarda esteja integralmente cumprido, observando rigorosamente os códigos do Plano de Classificação de Documentos e os prazos definidos na Tabela de Temporalidade Documental. 

A eliminação somente poderá ser proposta para documentos cuja destinação final esteja expressamente prevista como eliminação, sendo vedada qualquer inclusão de documentos classificados para guarda permanente. 

Regra de contagem dos prazos: O prazo de guarda corresponde à soma dos períodos estabelecidos para as fases corrente e intermediária. A contagem considera sempre o encerramento do exercício civil, de forma que o prazo expira em 31 de dezembro do último ano previsto na Tabela de Temporalidade. A eliminação somente poderá ocorrer a partir de 1º de janeiro do exercício seguinte. 

Documentos sujeitos a condicionantes: Antes da elaboração da LED, deverá ser verificada a coluna Observações da TTD. Caso exista evento condicionante, a eliminação somente poderá ocorrer após sua efetiva ocorrência, devendo a condição ser registrada na LED.

Após a seleção dos documentos passíveis de eliminação, deverá ser realizada sua quantificação, registrando-se o volume documental por tipo de acondicionamento ou unidade documental. 

A mensuração poderá ser efetuada em caixas-arquivo, processos, pastas, volumes, livros, envelopes ou outras unidades equivalentes. 

O processo deverá conter os documentos necessários à análise técnica, especialmente a Listagem de Eliminação de Documentos elaborada pela unidade.

A Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser conferida pelo Cartório Eleitoral, observando o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade, as datas-limite, as condicionantes e os demais requisitos formais. 

Somente após a obtenção das três assinaturas (Juiz Eleitoral, Chefe de Cartório e Arquivista),  a Listagem de Eliminação estará apta a permanecer no processo individual e a ser submetida à análise da CPAD.

Após a conferência e assinatura da LED, o processo SEI individual da unidade será encaminhado à CPAD para análise e deliberação. O processo permanecerá vinculado exclusivamente ao procedimento de eliminação daquela unidade. 

A listagem compilada/consolidada será elaborada pela CPAD a partir das Listagens de Eliminação apresentadas pelos Cartórios Eleitorais, exclusivamente para facilitar a organização e a apresentação dos documentos durante a reunião da Comissão. Ela não substituirá as listagens individuais nem será utilizada como processo de execução do descarte. 

A CPAD poderá reunir, em uma única listagem compilada/consolidada, as informações das propostas de eliminação apresentadas pela Sede e pelos Cartórios Eleitorais, exclusivamente para fins de melhor apresentação, organização e análise durante a reunião. 

A listagem compilada/consolidada terá finalidade administrativa e expositiva, não implicando a unificação dos procedimentos de eliminação nem a transferência dos documentos ou das respectivas LED para um processo principal. 

Cada unidade continuará com seu próprio processo SEI, no qual permanecerão registrados todos os atos relativos ao respectivo descarte. A análise e a deliberação da CPAD serão individualizadas, considerando os documentos constantes da LED de cada unidade.  

Durante a reunião, a Comissão verificará a conformidade das Listagens de Eliminação com o PCD, a TTD e as demais normas arquivísticas vigentes, deliberando individualmente sobre os documentos apresentados por cada unidade. 

A listagem compilada/consolidada será utilizada exclusivamente como instrumento de apoio à apresentação e à organização das informações durante a reunião, não substituindo as LED individuais constantes dos processos SEI das unidades. 

As deliberações serão formalizadas em Ata de Reunião, devidamente assinada pelos membros presentes.  

Após a aprovação, será elaborado e providenciado o respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos para cada procedimento individual, observando-se a identificação da unidade e a numeração aplicável. Na Sede, a numeração será sequencial anual; nos Cartórios Eleitorais, o Edital será identificado pela respectiva Zona Eleitoral e pelo ano, sem numeração sequencial própria. 

Após sua publicação no Diário da Justiça Eletrônico (DJE), o Edital e o respectivo registro de publicação deverão ser juntados ao processo SEI individual da unidade. 

A partir da data da publicação será observado o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos para manifestação de terceiros. 

Decorrido o prazo sem manifestações ou após o julgamento definitivo das manifestações eventualmente apresentadas, a eliminação poderá prosseguir no respectivo processo individual, observadas as autorizações e demais requisitos aplicáveis. 

Encerrado o procedimento de publicidade e inexistindo impedimentos à eliminação, será realizada a destruição física dos documentos constantes da Listagem de Eliminação aprovada pela CPAD, no âmbito do respectivo processo individual. 

A eliminação será acompanhada pelo Arquivista responsável, que verificará a correspondência entre a documentação eliminada e a listagem aprovada, bem como o cumprimento das orientações técnicas estabelecidas pela CPAD. 

A destruição deverá ser realizada de forma a assegurar a descaracterização das informações, impedindo sua reconstrução ou recuperação, especialmente quando houver dados pessoais, informações sigilosas ou outras informações protegidas por legislação específica. 

Concluída a eliminação física do acervo documental, será elaborado o Termo de Eliminação de Documentos, instrumento destinado a formalizar o encerramento da destinação documental autorizada no respectivo processo individual. 

Após sua assinatura, o Termo será juntado ao respectivo processo SEI individual da unidade. 

Concluídas todas as etapas, verificada a regularidade da documentação produzida e inseridos os documentos obrigatórios, o processo SEI individual será encerrado e arquivado pela unidade responsável. 

O arquivamento eletrônico somente ocorrerá após a inclusão do Termo de Eliminação de Documentos, que constituirá o último documento do procedimento, permanecendo o processo como registro completo das atividades de avaliação e eliminação documental realizadas pela unidade. 

Concluído o procedimento, a CPAD promoverá a disponibilização, na página institucional da Gestão Documental, dos documentos cuja publicidade seja exigida pela legislação e pelas normas aplicáveis, especialmente os Editais e os respectivos Termos de Eliminação. 

Referências Institucionais 

O presente checklist constitui instrumento de conferência destinado a verificar a conformidade técnica da instrução do processo SEI individual antes de sua submissão à análise da CPAD. 

Todos os itens deverão ser conferidos pela unidade responsável antes do encaminhamento do processo individual à CPAD. 

1. Instrução Processual 

2. Conferência da LED 

3. Verificação da Temporalidade Documental 

4. Conferência Final