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Tribunal Regional Eleitoral - ES

Secretaria Judiciária

Coordenadoria de Jurisprudência e Documentação

ORDEM DE SERVIÇO Nº 6, DE 3 DE MAIO DE 2021.

Determina a obrigatoriedade do uso da solução de trabalho colaborativo Office 365 durante o horário do expediente do TRE/ES.

O DIRETOR GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais; em cumprimento às diretrizes determinadas na Resolução TRE-ES 266, de 5/8/2020, que estabelece medidas de médio prazo para gestão de atividades do Tribunal, e

Considerando a necessidade de cumprimento do princípio da Comunicação constante (Art 2º, III, Res 266/2020);

Considerando a necessidade de definição de ambiente de comunicação on-line que permita a interação entre os membros da equipe para tratar sobre questões gerais de trabalho, projetos específicos, solução de questões pontuais e para a integração do grupo (Art. 3º, II, b, Res 266/2020);

Considerando a necessidade de definição de ambiente que possibilite aos membros da equipe visualizar o status das atividades previstas, das que estão pendentes, das que estão em execução e das concluídas, e colaborar em sua atualização (Art 3º, II, c, Res 266/2020);

Considerando a necessidade de definição de ferramentas de colaboração on-line para organização de documentos e informações decorrentes do trabalho (Art 3º, II, d, Res 266/2020);

Considerando a necessidade de definição ambiente para que os integrantes das equipes possam fazer breve registro diário das atividades realizadas (Art 3º, II, e, Res 266/2020);

Considerando a homologação da ferramenta Office 365 pelo Comitê de Segurança da Informação, como solução segura para comunicação;

RESOLVE:

Art 1º Determinar a obrigatoriedade do uso da solução Office 365 para comunicação interna institucional, para organização de documentos e informações e para acompanhamento do trabalho das equipes pelo gestor, durante o horário de expediente do TRE/ES.
Parágrafo único: Os servidores deverão efetuar login com seu usuário e senha e permanecer logados no ambiente do Office 365 durante todo o período de trabalho.

Art 2º O ambiente de comunicação online Teams, que integra a solução Office 365, deverá ser usado prioritariamente para comunicação interna.
Parágrafo único: Os servidores deverão usar as funcionalidades de chat, ligação por voz e videoconferência do Teams para:
I - interação entre os membros da equipe no tratamento de questões gerais de trabalho, projetos específicos, solução de questões pontuais e para a integração do grupo.
II - realização de reuniões de planejamento e acompanhamento de atividades e entrega de resultados.
III - comunicação entre as Unidades.

Art 3º Os ambientes de armazenamento e compartilhamento de arquivos online, OneDrive e Sharepoint, que integram a solução Office 365, deverão ser usados para organização de documentos e informações decorrentes de trabalho e para o compartilhamento de arquivos entre equipes.
Parágrafo único. Os servidores deverão manter arquivos mais relevantes e documentos digitais importantes armazenados na rede de dados do Tribunal, para fins de execução de cópia de segurança, conforme política aprovada pela Administração.

Art 4º O ambiente de registro de atividades online ToDo, que integra a solução Office 365, fica disponibilizado como ferramenta padrão para que os servidores possam fazer breve registro diário das atividades realizadas.

Art 5º O ambiente de planejamento de atividades online Planner, que integra a solução Office 365, fica disponibilizado como ambiente padrão para que os membros das equipes possam visualizar o status das atividades previstas, das que estão em execução e das concluídas, bem como para colaborar com a sua atualização.

Art 6º O ambiente de armazenamento de vídeos online Stream, que integra a solução Office 365, deve ser usado para compartilhamento interno de:
I - vídeos de treinamentos, workshops, palestras e eventos promovidos pelo TRE/ES;
II - vídeos com Instruções explicativas (tutoriais);
III - vídeos de campanhas institucionais internas;
IV - Outros vídeos de interesse dos servidores e equipes.

Art 7º O conjunto de aplicativos online voltados a tarefas de escritório, Word, Excel e PowerPoint, passa a ser a solução institucional prioritária para produção de documentos.
Parágrafo Único: a versão desktop (offline) desses aplicativos só poderá ser adquirida mediante necessidade justificada de funcionalidade não disponível na versão online e a aquisição deverá ser aprovada previamente pelos Comitês Executivo e Gestor de TIC, após análise técnica da STI.

Art 8º Esta ordem de serviço entrará em vigor 30 dias após sua publicação.

ALVIMAR DIAS NASCIMENTO
DIRETOR GERAL

Este texto não substitui o publicado no DJE-TRE/ES, nº 79, de 3.5.2021, p. 2-3.